В 6 часов вечера жена Элеанор пристально смотрела на меня.
- Мы уже так опаздываем! – сказала она.
После замечательного дня, проведенного на горнолыжном курорте в Катскильских горах, нам надо было возвращаться в Нью-Йорк на вечеринку, назначенную на 7 вечера.
- Что ты имеешь в виду? – ответил я. – Вечеринка же не закончится через час после начала, у нас уйма времени.
- Питер, - она не скрывала своего раздражения. – Мы в 160 км от города. Мы в любом случае не приедем вовремя.
- Но мы еще не опоздали, - улыбнулся я. – У нас есть еще целый час.

Это и есть объяснение того, почему я все время опаздываю, а Элеанор приходит вовремя. Элеанор планирует время перемещения.

За день до вечеринки она рассчитала, что, если нам надо было к 7, то нам стоило приехать к 6:45. Следовательно, мы должны были выйти из дома в Нью-Йорке в 6:15, а приехать домой еще раньше – в 5:30, чтобы было время закинуть вещи, принять душ и переодеться. Для этого в сам Нью-Йорк мы должны были бы приехать в 5, чтобы еще найти место, где припарковать машину. Таким образом, из Уидхэма надо было бы уезжать в 2:15 на случай, если бы были пробки. Но тогда мы бы закончили кататься на лыжах в 1:15, чтобы успеть собрать вещи и прибраться. Отсюда следует, что нам надо было начинать кататься в 8 утра, если бы мы хотели успеть все по плану, а встать в 6:30. Для этого надо было бы лечь предыдущим вечером в 10:30, чтобы проспать нужные восемь часов.

- Ого, - сказал я ей предыдущим вечером, когда взглянул на часы. – Уже 23:00, мы на 30 минут опаздываем на завтрашнюю вечеринку.

Конечно, Элеанор, как всегда, права. Единственный способ попасть куда-то вовремя – все распланировать, продумав каждый шаг (соглашаются выпускники бизнес-школ). Мои намерения самые благие – мне не нравится опаздывать. И большинство людей не любит опаздывать. Я никогда не планирую опоздать, я понимаю, что это неуважение и это непрофессионально, если не говорить о доставляемом дискомфорте.

Вот моя проблема: мне нужно быть эффективным и продуктивным. А время на перемещение не относится к этим составляющим, это печально. Я бы лучше сразу появлялся где-то и не терял время на то, чтобы добраться до нужного места. Даже если я знаю, что нужно оставлять больше времени про запас, я не делаю этого. Я предаюсь иллюзии, что доберусь до места быстрее, чем это возможно в реальности.

Не у меня одного такая проблема (подтверждают обладатели степени MBA). Любой из нас предается подобной иллюзии, у кого были сдвоенные встречи. Как можно закончить встречу в 2 часа и в 2 часа уже начать следующую? Даже если это телефонные переговоры, невозможно сделать все настолько быстро. Или переключиться с одного задания на другое за такой короткий промежуток времени.

Один из моих клиентов придерживается следующей политики: он начинает тренинговую программу только на 10 минут позже назначенного времени. Это установленное опоздание.

Но нам, тем, кто опаздывает, гораздо сложнее. Именно опоздания приводят к тому, чего мы пытаемся избежать – неэффективности и отсутствия продуктивности. Это сказывается и на тех, кто ожидает, и на тех, кто опаздывает, так как нет ничего более неэффективного, чем «переходное» время (свидетельствуют опрошенные студенты программы Executive MBA). Это не просто время на перемещение, это время для того, чтобы поразмыслить и все распланировать.

На скольких собраниях вы начинали задаваться вопросом, в чем суть встречи? Много ли было телефонных переговоров, когда вы замечали, что ваши мысли совсем не о предмете разговора, может быть, потому что вам скучно? Как часто у вас возникала мысль о том, что это часовое собрание можно было уложить в 30 минут?

Вы правы, может быть, собрание и стоило сделать на 30 минут или, в крайнем случае, на 45 минут, потому что все, что длится час, на самом деле можно уложить в 45 минут. Но из-за того, что мы не продумываем все заранее, встречи и собрания длятся дольше.

Если бы несколько минут до собрания мы посидели бы и сконцентрировались, мы могли бы его значительно сократить. Поэтому нам стоит задаться вопросом: как можно все делать быстрее и продуктивнее?

Даже пять или десять минут подобного планирования могут освободить лишние 30 минут. Подумайте об итоге, о том, что вам действительно нужно от людей. А потом передайте свое желание людям – скажите им, что намерены превратить часовое собрание в 30-минутное, и объясните, как это можно сделать.

Потратьте свое «переходное» время на то, чтобы подумать, как максимизировать исход. Может быть, вы думаете: «Но я уже планирую». Конечно, но нет лучшего времени для планирования, чем те 15 минут до того, как вы войдете в комнату переговоров или начнете свою беседу по телефону.

Чтобы вся схема начала действовать, «переходное» время нужно внести в график – то есть в прямом смысле внести его в ежедневник. Заканчивайте собрания за 15 минут до следующего мероприятия, чтобы было время подготовиться. Может быть, тогда нам удастся сохранить лишние 30 минут от следующего собрания и использовать их для того, чтобы принять душ, ответить на сообщение или посидеть в Интернете. Это будет намного продуктивнее, чем делать параллельно несколько дел во время собрания.



Статья основана на материалах блога специалиста в области консалтинга Питера Брегмана для «Гарвард бизнес-ревью». 

Прослушать