Источник: Forbes, русский текст – при поддержке Executive MBA

В основе любого совета, который вам когда-либо давали по тайм-менеджменту, лежит базовая концепция, которая заключается в том, что вам следует больше времени концентрироваться на значащих вещах, и меньше времени тратить на то, что не имеет особого значения. Проблема в том, что выбор редко когда бывает очевиден, как черное и белое, всегда есть оттенки серого. Следовательно, нужно понять, как воспринимать эти оттенки. В этом вам поможет правило 40-30-20-10, которое определит границы распределения времени.

Согласно правилу, время необходимо распределять следующим образом:

- 40% - на самые приоритетные вещи;

- 30% - на второстепенные по важности вещи;

- 20% - на дела третьей степени важности;

- 10% - на все остальное.

Ваш выбор должен в первую очередь концентрироваться вокруг трех приоритетных задач, далее нужно распределить эти три дела по важности и оставить немного времени на все остальное.

Миллион лет назад меня попросили провести коучинг по профессиональному развитию для пяти специалистов. На первой неделе я попросил их выделить три приоритетных дела на эту неделю. Каждый из них смог ограничиться только 10-12 делами. Как я ни пытался, я не смог уговорить их вычеркнуть хотя бы одно дело из списка. Но мне удалось сделать так, чтобы каждый член команды выделил из этого списка три наиболее важных задачи.

На следующей неделе я спросил их, как обстоят дела с тремя приоритетными делами. Всем удалось справиться только с одним или двумя приоритетами. Никто не справился с тремя. Они объяснили это тем, что помимо этих трех задач нужно было работать параллельно над другими важными делами из списка.

Но мне эти отговорки были не интересны, для меня важны были только непосредственно три приоритета.

Спустя несколько недель, участники уже ставили только три приоритета, понимая, что им можно будет говорить только об этих трех вещах.

И вскоре случилась забавная вещь: вместо того, чтобы каждую неделю работать параллельно над 50+ делами, справляясь лишь с некоторыми из них, они начали выполнять в общей сложности 15 задач в неделю. Мораль истории: концентрация сил приносит результаты.

Правило 40-30-20-10 гласит о том, что вы должны тратить столько же времени на первую приоритетную задачу, сколько и на третью. Необходимо перевести эти задачи из теоретически важных в раздел практически важные, инвестируя в них свое время (креативное мышление).

Математика предельно проста: если вы посвящаете 90% своего времени трем приоритетным задачам, то всему остальному вы можете посвятить оставшиеся 10%. Эти 10% имеют два аспекта.

Во первых, вы не сможете тратить все 100% своего времени только на приоритетные задачи, потому что наверняка найдется какой-то человек (ваш босс, топ-менеджер или ВИП-клиент), который будет считать свои дела приоритетом для вас. Возможно, его требования стоят в списке ваших задач, а, если нет, то вы должны оставить некоторое время для реакции на его запрос.

Во-вторых, это всего лишь 10%. Вдумайтесь. Предположим, вы работаете 10 часов в день, это всего 1 час. За этот час вы должны справиться со всеми административными обязанностями и остальными отвлекающими аспектами. Вам удастся с этим справиться, если вы научитесь искусству делегирования полномочий. А это будет очень полезно для вас.

Стоит попробовать?