Организации обожают информацию: числа, отчеты, статистику, графики, таблицы – чем больше, тем лучше. В результате, у многих организаций есть огромная фабрика, которая регулярно производит данные, подобно внешним источникам, которые предоставляют по запросу результаты исследований и опросов. Но где доказательства того, что вся эта информация оправдывает усилия и помогает принять правильные бизнес-решения? Может быть, некоторое количество информации просто лишнее, и в иногда даже наносит вред, создавая ненужную запутанность и затруднения?
Рассмотрим небольшой учебный пример (который, по утверждения многих студентов Executive MBA, нередко встречается в жизни): долгие годы генеральный директор передовой компании по производству потребительских товаров настаивал на проведении ежемесячного бизнес-обозрения, которое складывалось из огромного количества данных. В основе обозрения лежал «талмуд», где содержалась вся информация о расходах и продажах каждого продукта компании, кроме того, были такие подразделения, как бизнес-направления, каналы, география и потребительский сегмент. Толщина книги была несколько сантиметров. Каждый месяц в ее составлении участвовали финансовые менеджеры, менеджеры по продукции и работники из IT-отдела, они проводили немыслимое количество часов собирая, оценивая, анализируя, согласовывая и сортируя данные.
Поскольку такой метод ведения бизнеса избрал сам генеральный директор, ни у кого не возникал вопрос, стоил ли обзор таких усилий, хотя многие жаловались, что на составление уходит слишком много времени. Несколько лет назад на должность пришел новый генеральный директор, он решил, что компании будет достаточно и квартального обзора и исключительно отчетов. Отрасль производства данных в компании мгновенно сократилась, а компания нисколько от этого не проиграла.
Очевидно, что у каждого генерального директора свое отношение к данным. Некоторые строят свои решения на как можно более точной информации, другим данные нужны, чтобы подтвердить, либо поставить под вопрос свою интуицию, а кто-то предпочитает сочетание точных аналитических данных с конкретной качественной информацией. Предпочтения верхов компании часто влияют на «культуру информации». В любом случае, управляющим стоит задать себе четыре важных вопроса об информационном процессе, которые помогут повысить качество процесса, требующего немалых вложений:
1. Мы задаем правильные вопросы? Многие компании собирают доступную информацию, а не информацию, которая необходима для принятия решений и управления бизнесом. Чтобы упростить и усовершенствовать процесс сбора информации, нужно ограничить число ключевых вопросов, которые помогут вам найти ответ, и сконцентрировать усилия на получении конкретной информации, а не любой доступной.
2. У наших данных есть какое-либо содержание? Большинство данных – фрагментарны, чтобы ими можно было пользоваться отдельные куски информации необходимо совместить в единое логическое объяснение бизнес-ситуации, а, следовательно, собрать информацию в одну «историю». Налаженная система сбора информации автоматически не создает «истории», менеджерам следует, наоборот, самим отбирать ту информацию, которая дополнит содержание.
3. Наша информация помогает нам смотреть вперед или она тянет назад? Большинство информации, собранной компанией, говорит менеджерам о производстве за прошедший период, она не сильно помогает, для того чтобы прогнозировать будущее. Поэтому необходимо задаться вопросом, какая именно информация, за какие временные рамки, поможет объективно смотреть в будущее, а не реагировать на уже случившееся?
4. Хорошее ли у нас сочетание качественной и количественной информации? Ни количественная, ни качественная информация по отдельности не создадут полной картины. Например, для того чтобы принять хорошее решение в области цены или продукта, нам необходимо знать не только, кому что продано, но и почему некоторая продукция более востребована.
Безусловно, бизнес-информация и ее анализ необходимы для успеха организации (такая же уверенность есть среди большинства российских бизнес-школ) - это подтверждается тем фактом, что компании, как IBM вкладывают миллиарды долларов в корпоративный интеллект и аналитическое пространство. Но даже автоматизированные средства не помогут, если менеджеры не будут помнить о ключевых вопросах. А как ваша компания справляется с информацией?
Статья подготовлена на основе поста профессора Гарвардской бизнес-школы Рона Ашкенаса.
Прослушать